por Andrew Maclay.
He trabajado como contador y auditor en varias organizaciones comerciales y de caridad, desde compañías multinacionales en Londres hasta pequeñas iglesias del África. He observado diversos sistemas de llevar cuentas, tanto en los países de habla inglesa como en los de habla francesa. Por lo general, he notado que los sistemas de contabilidad usados son más complicados de lo necesario.
El Libro de Caja Analizado
El sistema que me gustaría recomendar en este artículo es uno que he usado con varias iglesias y pequeñas organizaciones de caridad. Creo que es muy apropiado para cualquier tipo de organización pequeña o proyecto de desarrollo.
Está basado en el Libro de Caja Analizado. Lo único que se necesita es un registro grande que tenga muchas columnas para introducir las cifras. Se puede intentar comprarlo en las librerías grandes o en tiendas especializadas en contabilidad. Convendría conseguir un libro con 36 columnas. También es posible adaptar registros más pequeños.
La idea detrás del Libro de Caja Analizado es que uno registra cada ingreso (dinero que entra) y cada pago (dinero que sale) dos veces en el libro: una vez en la columna de Banco o Efectivo, según cómo se haya hecho el pago, con cheque o en efectivo, y en otra columna, dependiendo del tipo de recibo o gasto.
El nombre de este sistema deriva del proceso de analizar (u ordenar) cada recibo o gasto bajo las diferentes clasificaciones (ej: alimentación, combustible).
Ventajas de este sistema
- Todos los pagos realizados con cheques se mantienen separados de aquellos hechos en efectivo. Esto facilita verificar cada mes que el total del estado de cuenta bancario esté de acuerdo con el total (en el Libro de Caja) de los ingresos en la columna de Banco menos los gastos en la columna de Banco.
Estado Bancario = Ingresos en la columna de Banco – Gastos en la columna de Banco
(únicamente si todos lo cheques emitidos han sido cobrados)
- Por lo general, es más difícil balancear la cantidad de efectivo en la caja chica con el balance en el Libro de Caja, ya que el número de transacciones es casi siempre mayor. Sin embargo, esto también se puede hacer fácilmente si se verifica que el total en la caja chica coincida con el total (en el Libro de Caja) de ingresos en la columna de efectivo menos los gastos en la columna de efectivo.
Balance de caja chica = Ingresos en columna de efectivo – Gastos en columna de efectivo.
- Una gran ventaja de este sistema es que hay que clasificar los ingresos y los gastos en el momento que se registran, y no varios meses más tarde, cuando haya que presentar las cuentas en una reunión. Al cabo de seis meses ya no se recordará la razón del gasto; si, en cambio, se registra inmediatamente, se ahorrará mucho tiempo (y problemas).
- Además, cuando llegue el momento de preparar los libros para una reunión del Comité Financiero, sólo será necesario registrar el total de cada categoría en los libros (ver recuadro). No habrá necesidad de clasificar nuevamente cada transacción; una tarea que puede tardar horas si se deja hasta el momento en que se tienen que preparar los libros.
Colofón
- Se necesita sumar todas las columnas al final de cada página y verificar que el total de las columnas de Banco y Efectivo sea igual al total de las columnas analizadas, antes de pasar a la página siguiente.
- En el ejemplo dado, no olvidar que también hay columnas para la Fecha, Descripción y Número de referencia ( de cheque o de factura). Estos detalles siempre son necesarios para llevar un sistema de contabilidad organizado.
- Es muy útil también escribir en rojo, a la cabeza de cada columna, el monto presupuestado que hay disponible para cada gasto. Esto le recordará si el total de una columna en particular se está acercando a la cantidad disponible en el presupuesto. De esta manera se estará al tanto de la situación inmediatamente y no meses más tarde al preparar las cuentas.
- Y por último, para aquellos de ustedes que hayan escuchado hablar del sistema de contabilidad de partida doble pero les haya parecido demasiado complicado, el presente es una forma simple de contabilidad de partida doble.
En este ejemplo podemos observar que cada ingreso, y también cada gasto, se inserta en una de las dos primeras columnas, como en todo Libro de Caja. Sin embargo, cada ingreso y cada gasto también se clasifican. Por lo tanto, el total de las dos primeras columnas debe ser siempre equivalente al total de todas las otras columnas, es decir, las columnas analizadas.
Preparación de las cuentas en limpio
En el ejemplo que hemos mencionado, las cuentas para el período, según se presentaron al Comité Financiero, serían de la siguiente manera… |
Ingresos |
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Donaciones |
1000.00 |
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Proyectos |
8.00 |
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Alquiler |
100.00 |
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Varios |
35.00 |
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SALDO |
1,143.00 |
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Gastos |
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Salarios |
460.00 |
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Alimentos |
114.20 |
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Combustible |
50.00 |
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Varios |
68.50 |
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SALDO |
692.70 |
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El saldo para el perído será… |
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Ingresos |
1,143.00 |
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menos Gastos |
- 692.70 |
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SALDO |
= 450.00 |
Andrew Maclay es un contador que trabaja para Neville Russell en Londres. Anteriormente trabajó como misionero en Burundi. Su dirección: 27, South Road, Chesham Bois, Amersham, Bucks, HP16 5LU, Inglaterra.